La contabilidad que lleva incorporada la aplicación RodoxWin es una contabilidad por partida doble adaptada al plan general contable aprobado en diciembre del 1990. Cuando se da de alta un propietario automáticamente se crea una cuenta contable cuyo formato es 4300NNNN, donde 4300 corresponde a una cuenta de mayor (clientes) y NNNN representa el código del propietario, así por ejemplo al crear un propietario cuyo número es el 23, se le asigna de forma automática la cuenta 43000023 de 8 dígitos. Los tipos de asientos que se contempla en el diario contable son simples (2 apuntes por asiento) o múltiples (de 3 en adelante).

Desde esta ventana se pueden crear, eliminar o modificar los asientos contables. Está divida en dos partes, en la parte superior vemos los últimos asientos introducidos, y en la parte inferior (llamado borrador) es donde trabajamos los asientos. Para dar de alta un asiento pulsaremos con el ratón en el botón añadir de la barra de navegación o pulsando botón derecho y opción añadir del menú contextual o la tecla rápida relacionada con el menú contextual, si el asiento a crear es simple (2 apuntes por asiento) introduciremos en la misma línea la subcuenta del debe, haber, importe y concepto, al pulsar la tecla TAB éste se desglosa en 2 apuntes, situándose el cursor en el campo concepto de la contrapartida por si queremos modificarlo.

Un asiento múltiple se realiza introduciendo en cada línea el apunte correspondiente, es decir, sólo rellenamos el campo debe ó el haber (también el importe y concepto), en la parte inferior derecha el campo descuadre nos muestra el descuadre del asiento a medida que lo confeccionamos. Cuando terminamos de introducir un asiento y esta cuadrado, pulsaremos sobre el botón de traspaso a diario o las teclas CTR+T. Los campos a completar son los siguientes:

• Nº Asiento. Número secuencial que asigna el programa a la introducción de asientos. Este campo no es accesible al operador.
• Fecha. Fecha del asiento introducido. Siempre se arrastra la última fecha introducida.
• Debe. Subcuenta de cargo. Al introducir una subcuenta que nos exista, nos aparecerá la ventana de mantenimiento de subcuentas para la creación. De no querer crearla, pulsaremos la tecla ESC o ALT+F4. Si pulsamos la tecla F5 veremos un extracto de la subcuenta introducida, si pulsamos la tecla F3 veremos los saldos acumulados de la subcuenta introducida.
• Haber. Subcuenta de abono. El funcionamiento es igual al campo anterior. Importe. Campo para la introducción del importe del apunte. Si introducimos el signo + y pulsamos INTRO nos propone el saldo que tenga la subcuenta que hemos introducido en el campo DEBE. Si introducimos el signo – y pulsamos INTRO nos propone el saldo que tenga la subcuenta que hemos introducido en el campo HABER.
• Concepto. Descripción del apunte contable. Para introducir los concepto contables ya definidos, tecleamos el código del mismo y pulsaremos INTRO a continuación. Si el número introducido no corresponde a concepto contable existente, aparece la ventana de creación. Pulsando la tecla F2 nos aparecerá una ventana con los conceptos contables. Si introducimos el signo + y pulsamos INTRO nos propone el titulo que tenga la subcuenta que hemos introducido en el campo DEBE. Si introducimos el signo - y pulsamos INTRO nos propone el titulo que tenga la subcuenta que hemos introducido en el campo HABER. Si estamos introduciendo un asiento simple, podemos introducir el signo . pulsando INTRO se intercambian los títulos de las cuentas y se traspasa al diario.

Modificación de un asiento: Lo buscaremos en la parte superior de la ventana del diario, pulsando doble click o sobre el botón de modificación de la barra de navegación , pasará al borrador donde realizaremos los cambios necesarios, una vez finalizados pulsaremos el botón “traspasar a diario” .

Borrar un asiento: Lo buscaremos en la parte superior de la ventana del diario y pulsando sobre el botón de borrar de la barra de navegación.

Replicación de un asiento: Si tenemos que introducir un asiento muy parecido a uno ya introducido, podemos buscarlo en la parte superior de la ventana de diario y una vez seleccionado pulsar sobre el botón de “Replicación de asientos” , lo que producirá una copia sobre el borrador.

Teclas rápidas:

F2: Consulta. Pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir la cuenta contable, según las definidas en la opción de mantenimiento de cuentas.

F7: Consulta. Pulsando la tecla F7 se muestra una ventana para consultar las cuentas de mayor, según las definidas en la opción de mantenimiento de cuentas de mayor. Siempre que estemos situados en la columna del debe o del haber.

F3: Saldos. Con esta función obtenemos una ventana de acumulados mensuales, desde la Apertura al Cierre de dicha subcuenta.

F5: Extracto. Al introducir una cuenta en el campo debe o el haber, podemos obtener un extracto de esa cuenta. Los movimientos que nos muestra son los existentes a partir del mes de la fecha introducida en el campo fecha del apunte que en ese momento estuviésemos realizando. Con las teclas de cursor [Flecha arriba] y [Flecha abajo] avanzamos o retrocedemos en el extracto. Al pulsar las teclas ALT+F4 o ESC saldremos del extracto.

F6: Saldos. Activa o desactiva la aparición en pantalla del saldo de las subcuentas.

F9: Cobros. Se nos muestra la ventana de cobro de recibos pendientes.

F7: Devoluciones. Cuando estamos situados en la columna de la fecha, se nos muestra la ventana de devoluciones de recibos soporte magnético.

SHIFT+F3 o F3: Modificar, borrar, duplicar o buscar uno o varios asientos que cumplan una condición. Podemos realizar las anteriores acciones seleccionando el campo para la búsqueda y introduciendo el valor a buscar, pulsando la tecla INTRO nos aparecerá una ventana con todos los asientos que cumplan las condiciones, si pulsamos la tecla SUPR borramos el asiento y si pulsamos INTRO el asiento pasa al borrador.