RODOXWIN

Manual del usuario

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................................................................... 4

PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE RODOXWIN......................................................................................................... 5

ACCEDIENDO A RODOXWIN............................................................................................................................................................. 6

SELECCIONANDO UNA COMUNIDAD............................................................................................................................................. 8

COMUNIDADES.................................................................................................................................................................................... 10

PROPIETARIOS Y FINCAS................................................................................................................................................................ 15

PRESUPUESTOS................................................................................................................................................................................... 20

MANTENIMIENTO CUENTAS CONTABLES............................................................................................. 25

REPARTOS (DISTRIBUCIÓN DEL PRESUPUESTO)................................................................................................................... 27

GENERACIÓN DE RECIBOS.............................................................................................................................................................. 30

LISTADO COMPROBACIÓN RECIBOS...................................................................................................... 30

MANTENIMIENTO DE RECIBOS................................................................................................................ 30

IMPRESIÓN DE RECIBOS............................................................................................................................ 31

CAPTURA SOPORTE MAGNÉTICO............................................................................................................ 31

CONTABILIZACIÓN DE RECIBOS.............................................................................................................. 31

CAPTURA RECIBOS SOPORTE MAGNÉTICO............................................................................................................................ 32

DATOS PRESENTADOR................................................................................................................................ 32

DATOS ORDENANTE..................................................................................................................................... 33

MANTENIMIENTO DE RECIBOS................................................................................................................ 34

DISCO DE FACTURACIÓN........................................................................................................................... 35

HISTÓRICO DE REMESAS............................................................................................................................ 36

VERIFICACIÓN DE REMESAS.................................................................................................................... 37

DEVOLUCIONES............................................................................................................................................ 37

TRATAMIENTO REMESAS............................................................................................................................ 39

CONTABILIDAD................................................................................................................................................................................... 42

LISTADO RECIBOS PENDIENTES.............................................................................................................. 45

LISTADO PLAN CONTABLE......................................................................................................................... 46

LISTADO DE ASIENTOS................................................................................................................................ 46

LISTADO DEUDORES.................................................................................................................................... 47

EXTRACTO DE CUENTA............................................................................................................................... 48

BALANCE DE SUMAS Y SALDOS................................................................................................................ 48

CONFIGURACIÓN DE BALANCES............................................................................................................. 49

OBTENCIÓN DE BALANCES....................................................................................................................... 49

CONFIGURACIÓN EXPLOTACIÓN............................................................................................................ 50

OBTENCIÓN DE EXPLOTACIÓN................................................................................................................ 50

DIARIO DE APERTURA....................................................................................................................................................................... 51

ASIENTOS TIPIFICADOS................................................................................................................................................................... 53

CIRCULARES......................................................................................................................................................................................... 55

CORREO................................................................................................................................................................................................. 57

ETIQUETAS............................................................................................................................................................................................ 59

UTILIDADES........................................................................................................................................................................................... 61

COPIA COMUNIDAD..................................................................................................................................... 61

BORRADO MASIVO DE ASIENTOS............................................................................................................. 61

BÚSQUEDA DE PROPIETARIOS................................................................................................................. 61

PUNTEO DE CUENTAS................................................................................................................................. 62

CAMBIO NÚMERO DE CUENTA................................................................................................................. 63

CAMBIO DE PROPIETARIO......................................................................................................................... 63

CIERRE.................................................................................................................................................................................................... 65

CIERRE ANUAL............................................................................................................................................... 65

BORRAR CIERRE............................................................................................................................................ 65

LISTADO DIARIO GENERAL........................................................................................................................ 65

INICIO EJERCICIO......................................................................................................................................... 67

FORMATOS........................................................................................................................................................................................... 68

CREACIÓN DE LISTADOS................................................................................................................................................................. 70

HOJA DE CALCULO............................................................................................................................................................................ 72

ENLACE DE EXCEL CON RODOXWIN........................................................................................................................................... 76

LA VENTANA DE CONSULTA.......................................................................................................................................................... 77

INTRODUCCIÓN

Para aprender el manejo y posibilidades de la aplicación RodoxWin, debemos leer este manual siguiendo el orden establecido. Veremos como RodoxWin resuelve de forma sencilla y práctica la problemática de los administradores de fincas (Propiedad Horizontal), buscando la operatividad en el trabajo y la facilidad de manejo.

En los programas en Windows la utilización del ratón facilita el manejo de los programas, pero nos hace perder rapidez. En los tiempos actuales el tiempo es un factor determinante en el trabajo. En RodoxWin podremos utilizar el teclado, ganando rapidez en la introducción de datos.

La aplicación RodoxWin ha sido el fruto de varios años de trabajo. RodoxWin es una aplicación de 32 bits compatible con Windows 95, 98, NT, 2000,XP. Para su desarrollo hemos tenido en cuenta la experiencia acumulada desde el 1993 de la versión en MS-DOS. Con la tecnología cliente / servidor utilizada puede trabajar con gran eficiencia con independencia del número de ordenadores que tenga conectados en red, el rendimiento del sistema dependerá únicamente de la capacidad de su servidor (NT, Linux) y del tipo de red que utilice. RodoxWin esta preparado para el Euro.

En RodoxWin se ha buscado la facilidad de manejo y la operatividad en el trabajo, tendrá la rapidez del uso del teclado (como en la versión en MS-DOS) y la comodidad del uso del ratón.

PASOS PARA LA PUESTA EN MARCHA DE RODOXWIN

Para empezar a trabajar con el programa RodoxWin seguiremos los siguientes pasos:

1-Dar de alta una comunidad.

2-Seleccionar la comunidad creada.

3-Creación de propietarios.

4-Creación de fincas.

5-Creación del presupuesto.

6-Reparto del presupuesto.

7-Generación de recibos.

8-Captura soporte magnético y creación de remesas.

9-Contabilización de recibos generados.

ACCEDIENDO A RODOXWIN

Para la entrada en RodoxWin, pulsaremos doble clic sobre el acceso directo del escritorio de Windows o a través del menú, pulsando sobre inicio (parte izquierda inferior de la pantalla) Programas à Surf informática à RodoxWin.

La clave del usuario ADMINISTRADOR es a minúscula, la teclearemos y pulsaremos sobre el botón aceptar (también podemos pulsar la combinación de teclas ALT+A) para entrar en RodoxWin. Dicha clave la podremos cambiar en cualquier momento en la opción de mantenimiento de usuarios, donde daremos altas, bajas y modificaciones de los usuarios que vayan a utilizar la aplicación.

Existe un registro de operaciones donde se registran las entradas, salidas al programa y la operatoria de cada usuario. La utilidad del registro de operaciones es muy variada, un caso típico sería cuando hay una pérdida de datos y no sabemos que usuario la ha provocado. Consultando el registro de operaciones podremos conocer el usuario, el día y la hora. Realizar un seguimiento diario del trabajo de cada usuario. También es útil para obtener un histórico de cada opción del programa (ver opción registro de operaciones).

SELECCIONANDO UNA COMUNIDAD

Una vez permitido el acceso al programa, debemos seleccionar una comunidad, RodoxWin nos proporciona y propone la comunidad de ejemplo 999/2001.

En esta ventana se muestra en la parte izquierda todas las comunidades que tenemos y en la parte derecha los ejercicios por cada comunidad.

Pulsaremos sobre el botón Aceptar (también podemos pulsar la combinación de teclas ALT+A) para seleccionar la comunidad activa. Todas las operaciones que realicemos, solo afectan a la comunidad seleccionada (alta de propietarios, fincas, cálculo de cuotas, etc ), la cual aparece sobre la parte superior de la ventana del programa, así nos evitamos el tener que estar tecleando continuamente el código de la comunidad cada vez que realizamos una operación.

Para seleccionar la comunidad de forma rápida, teclearemos el código en la casilla buscar y pulsaremos la tecla INTRO, una vez mostrada pulsaremos de nuevo la tecla INTRO.

Para buscar una comunidad por código o nombre, podemos teclearlo completo o sólo los primeros caracteres, pulsando la tecla INTRO, se nos mostrara todos los códigos o nombres que empiecen por los caracteres elegidos. Si queremos buscar una cadena que este incluida, introduciremos como primer carácter el “%”. Ejemplo: queremos buscar una comunidad que contiene la cadena RODOX, pero no recordamos como la dimos de alta, teclearemos lo siguiente: %RODOX y pulsaremos la tecla INTRO, apareciéndonos todas las comunidades que en su nombre incluyan la cadena RODOX.

COMUNIDADES

Para empezar a trabajar con RodoxWin lo primero que debemos hacer es crear una comunidad. Buscamos la opción Comunidades en el menú y pulsamos con el ratón o la combinación de teclas ALT+C.

El funcionamiento de todas las ventanas de mantenimiento (donde damos altas, bajas, consultas y modificaciones de comunidades, propietarios, fincas etc) es igual o muy parecido, en la barra de navegación podemos ver los botones o acciones (añadir, borrar, modificar etc) disponibles. Pulsando botón derecho en las ventanas de mantenimiento, nos aparece un menú con las teclas rápidas asociadas, pulsando estas combinaciones de teclas obtendremos el mismo efecto que con los botones de la barra de navegación.

Pulsaremos sobre el botón añadir (también podemos pulsar la combinación de teclas CTRL.+INSERT) y teclearemos el código de la comunidad (el cual será numérico y hasta una máximo de tres dígitos) .

Pasaremos de un campo a otro con la tecla TABULADOR. RodoxWin nos propone el ejercicio actual con opción a cambiarlo, en comunidades cuyo ejercicio económico están distribuidos en años naturales distintos, siempre especificaremos el primer año, es decir, una comunidad cuyo ejercicio económico empieza en agosto del 2002 y finaliza en julio del 2003, tendrá como ejercicio el 2002 (en la ventana de selección de comunidad, aparecerá el 2002), completaremos el resto de campos como nombre comunidad, domicilio etc, y pulsaremos sobre el botón grabar (también podemos pulsar la combinación de teclas CTRL.+G).

RodoxWin admite varias cuentas bancarias por comunidad (imprescindible si utilizamos remesa en soporte magnético), para crear una cuenta pulsaremos sobre la pestaña Cuentas Bancarias (también podemos pulsar la combinación de teclas ALT+C) y botón añadir (también CTRL.+INSERT) de la parte inferior de la ventana.

En la pestaña Ejercicios se muestran los ejercicios de la comunidad seleccionada, en este caso la comunidad 999. Pulsaremos sobre la pestaña Ejercicios (o teclas ALT+E),

el funcionamiento es igual que el de la pestaña anterior.

Una vez creada la comunidad y completados todos sus datos, debemos seleccionarla para comenzar a trabajar con dicha comunidad, cerraremos (éstas se pueden cerrar de varias formas) la ventana de mantenimiento de comunidades pulsando la tecla ESCAPE o ALT+F4 o pulsando con el ratón sobre la X de la parte superior derecha de la ventana.

La información de cada comunidad esta distribuida en varias pestañas.

Pestaña ficha

Código: puede ser entre 1 y 999.

Nombre: nombre de la comunidad, aparece en la parte superior derecha de la pantalla del programa, y nos indica en todo momento la comunidad con la que estamos trabajando.

Código postal.

Población.

Provincia.

Localidad de expedición: Se refiere a la localidad que debe aparecer en los recibos.

Nif, Sufijo: Es imprescindible introducir estos campos si vamos a realizar remesas en soporte magnético.

Formato de recibo: Existen mucha variedad de formatos de recibos en el mercado, con Rodoxwin tenemos la opción creación de formatos, con la que podremos crear un formato de impresión para cada tipo de recibo. Aconsejamos que elija el tipo 1 Standard. Mas adelante, veremos como crear y ajustar nuestros propios formatos de recibos.

Observaciones: podemos registrar cualquier información referente a la comunidad.

Pestaña Tabla

Se visualizan todas las comunidades dadas de alta, pulsando sobre el título de cada campo podremos ver las comunidades ordenadas de forma ascendente, descendente o sin ordenar.

Pestaña Cuentas bancarias

Desde esta pestaña se puede crear, modificar o borrar las cuentas bancarias pertenecientes a una comunidad.

Los campos a introducir son:

Entidad: Código de caja o banco. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Sucursal: Código de la oficina del banco correspondiente. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Dc: Dígito de control. Son 2 dígitos.Si lo dejamos en blanco lo calcula automáticamente al introducir el número de cuenta. Si se introduce un valor y no coincide con el cálculo que realiza RodoxWin lo rellena de asteriscos (*).

Nº Cuenta: Tenemos que introducir 10 dígitos, en caso contrario RodoxWin rellena de ceros por la izquierda.

Pestaña Ejercicios

Desde esta pestaña podemos modificar o borrar los ejercicios de una comunidad, conforme realicemos el cierre y el inicio de comunidad se irán añadiendo ejercicios.

Presidente.

Teléfono Presidente.

Derramas: Es el número de recibos que se van a emitir durante el ejercicio, 1 recibo Anual, 2 recibos Semestral, 3 recibos Cuatrimestral, 4 recibos Trimestral, 6 recibos Bimensual, 12 Recibos Mensual.

Mes inicio: de 1 a 12 según Enero a Diciembre.

Mes cierre: Igual que mes inicio, si este mes es inferior al de inicio el programa interpreta que se refiere al año siguiente, ejemplo: una comunidad que no esta distribuida en el año natural, que se inicia en Agosto del 2000 y se cierra en Julio del 2001.

Contador de recibos: Conforme generemos recibos el programa incrementará este contador y lo irá asignando a cada recibo. Podemos fijar el número de comienzo de los recibos.

Procedimiento S.M.: Según el Consejo Superior Bancario, podemos contemplar 2 métodos o procedimientos. El 01 la entidad depositaria emite un recibo, según detalle facilitado por el ordenante (descripción del recibo), el 02 no se emite recibo por parte de la entidad depositaria, tan solo se refleja en los extractos de movimiento de cuenta que se facilitan de forma periódica a los adeudados.

PROPIETARIOS Y FINCAS

Creada la comunidad y seleccionada, el siguiente paso será dar de alta los propietarios y las fincas.

En RodoxWin cada propietario puede tener varias direcciones de correo (circulares), todas las fincas que necesite, y la introducción ilimitada de observaciones. Para entrar en la opción pulsaremos sobre el menú Archivo à Propietarios y Fincas (ALT+A, P).

En el envío de correo a propietarios RodoxWin se encargará de seleccionar la carta adecuada dependiendo del idioma asignado al propietario. También podremos enviar una carta con un extracto de su cuenta, saldo, o listado de recibos pendientes.

Por cada propietario que demos de alta, automáticamente se le asocia una cuenta contable (4300 + código propietario), los recibos se cargarán en esta cuenta, ejerciendo un control contable individualizado por cada propietario y también finca.

Pulsaremos sobre el botón añadir de la barra de navegación (también pulsando las teclas CTRL.+INSERT) para dar de alta los propietarios, la forma de trabajo es igual que en el mantenimiento de comunidades visto anteriormente. Completaremos todos los campos y pulsaremos sobre el botón Grabar o teclas CTRL.+G. Al introducir las direcciones (domicilio, población, etc) RodoxWin nos propone la de la comunidad, agilizando la introducción de datos.

Una vez dado de alta todos los propietarios pulsaremos sobre la pestaña Fincas o teclas ALT+N, donde crearemos las fincas propias de cada propietario.

Pulsando sobre el botón añadir de la parte inferior de la pantalla o CTRL.+INSERT, se inserta una nueva finca, observamos que hay muchos campos completados, esta información proviene del propietario (datos dirección , forma de pago, etc); si un propietario tiene varias fincas, solo tendremos que completar los campos vacíos o modificar los existente, agilizando enormemente la introducción de información. Los 20 dígitos utilizados en las domiciliaciones bancarias son los de la finca y no los del propietario, ya que cada finca puede tener una domiciliación distinta. En el propietario se introducen estos datos solo para proponerlos en el alta o traspaso de sus fincas, agilizando estos procesos.

Completados todos los campos que necesitemos pulsaremos sobre el botón GRABAR o CTRL.+G.

A continuación de la barra de navegación existe otros botones interesantes con la siguiente funcionalidad:

Botón de consulta o tecla rápida F2: con él podemos acceder a una ventana de consulta cuando el valor del campo a introducir está definido en otro mantenimiento.

Botón de consulta de saldos o tecla rápida F3: con él podemos ver el saldo contable del propietario seleccionado.

Botón de consulta de extractos o tecla rápida F5: con él podemos ver un extracto contable del propietario seleccionado.

Para buscar un propietario en particular o varias que cumplan unas mismas condiciones, podemos hacerlo aplicando filtros sobre la casilla buscar.

Los campos a completar están distribuidos en distintas pestañas y son:

Pestaña Ficha

Código: puede ser entre 1 y 9999, si no se introduce ningún valor, el sistema lo generará automáticamente.

Nombre

Teléfono

Fax

Móvil

E-Mail

Nif

Idioma: pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir, según los definidos en la opción de mantenimiento de idiomas. Es útil cuando hacemos un correo, redactando la misma carta en distintos idiomas, RodoxWin a la hora de imprimir eligirá la carta dependiendo del idioma del propietario.

Forma de pago: pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir, según los definidos en la opción de mantenimiento de formas de pago.

Entidad: Código de caja o banco. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Sucursal: Código de la oficina del banco correspondiente. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Nº Cuenta: Tenemos que introducir 10 dígitos, en caso contrario RodoxWin rellena de ceros por la izquierda.

Pestaña tabla

Se visualizan todos los propietarios dados de alta, pulsando sobre el título de cada campo podremos ver los propietarios ordenados de forma ascendente, descendente o sin ordenar.

Pestaña Direcciones

Un mismo propietario puede tener varias direcciones, independientemente de la dirección de cada finca, cuando realicemos un correo se imprimirán tantas cartas como direcciones activas tengan el propietario. Desde esta pestaña se puede crear, modificar o borrar las distintas direcciones pertenecientes a un propietario. Siempre que demos de alta una dirección se capturara la dirección (domicilio, código postal, población, provincia) de la ficha de la comunidad seleccionada, pero si queremos enviar correspondencia a otro domicilio, podemos modificar estos campos.

Pestaña Observaciones

Puede registrar cualquier comentario referente al propietario.

Pestaña Fincas, pestaña ficha

Código: el sistema lo generará automáticamente.

Nombre: sería la descripción de la finca, ejemplo: Piso 1º A

Domicilio, código postal, población, provincia: estos datos se capturan de la comunidad activa, pero se pueden modificar.

Teléfono

Coeficiente: se trata del coeficiente de propiedad, sirve como base de cálculo en los presupuestos tipo prorrateables.

Referencia catastral: campo informativo.

M2 Parcela: campo informativo.

M2 Útiles: campo informativo.

Clave: Este campo puede servir para obtener listados por diferentes criterios, y/o para excluir en el proceso de facturación a ciertas fincas. Ejemplo: Supongamos que ponemos “total” haciendo significar que el propietario ha realizado el pago total de su cuota anual en el primer recibo, entonces podemos excluir esta finca en posteriores facturaciones.

Forma de pago: pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir, según los definidos en la opción de mantenimiento de formas de pago.

Entidad: Código de caja o banco. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Sucursal: Código de la oficina del banco correspondiente. Son 4 dígitos. RodoxWin los rellena de ceros por la izquierda.

Nº Cuenta: Tenemos que introducir 10 dígitos, en caso contrario RodoxWin rellena de ceros por la izquierda.

Activa: nos indica si la finca está operativa.

Tipo Finca: pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir, según los definidos en la opción de mantenimiento de tipos de finca. Es importante asignar el tipo de finca ya que es un dato necesario en la confección del presupuesto. Este campo es interesante puesto que podemos obtener listados de fincas según estos criterios.

Uso Finca: pulsando la tecla F2 o tecleando los primeros caracteres se muestra una ventana para elegir, según los definidos en la opción de mantenimiento de usos de finca.

Pestaña Fincas, pestaña Tabla

Se visualizan todas las fincas pertenecientes al propietario seleccionado, pulsando sobre el título de cada campo podremos ver las fincas ordenados de forma ascendente, descendente o sin ordenar.

Pestaña Fincas, pestaña observaciones

Puede registrar cualquier comentario referente a la finca seleccionada.